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开会开到吐血也没效果?来和我们打三副牌就解决了!

2020-01-16 10:5868


作者 | 金三文

领导说不完,同事玩手机,开不完的会,真是上班一天最压抑的事情了。

传统的高效会议主题培训通常以时间管理贯穿,加持项目进度管理的理论和工具,将会议产出量化,从而使与会人立即“看到”会议效率的提升。然而本周日欣旋会员沙龙的高效能会议活动却从管理的更深层,对如何开会这个老问题,提出了一个洞察与会人心理的新办法。这次沙龙的“牌局”打得十分清新脱俗,让所有参与者感到意犹未尽。

关于“牌局”

欧卡可能大家已经不陌生了。如果在项目管理之余对心理学或者教练感到有兴趣的你,肯定接触过这套用于启发人们具象描述心境的“潜意识投射”卡牌。欧卡的使用方法不拘一格,据说可高达上万种,并根据使用目的划分了不同的场景和主题。

今天的“牌友”们是来自各行业的资深管理者,他们大多在职位上带领一支队伍,有多年带新人的经验,都经历过团队成员水平不一难调和的问题。他们当中大多深入在项目管理的一线,有极强的逻辑思维能力,对于开会难、开会没效果的问题更是深恶痛绝。

在内行面前讲一个老生常谈的主题,谈何容易!沙龙的教练老师鼓励大家不拘泥于今天使用到的方法。想解决开会没效率,不只是通过反复强化和追踪来解决,透过现象看本质,解决“人”本身的问题才是一条新途径。

“牌局”的主要环节乍看与我们平时开的会差别不大:

破冰活动 – 抓牌做自我介绍

团队融合 – 交换牌加深了解

分组互动 – 多环节反复发言

组长点评 – 建立权威做决定

通过几个回合的卡牌使用,原本肃静的活动现场发生了一些令人惊喜的变化:大家眼里充满光,积极踊跃地发言,已经不再需要教练主持,形成了积极分享和自我维持规则的局面。沙龙本身已经做成了我们最梦寐以求的会议现场啊!

设计一场好“牌局”的巧思

一、高效能的会议忠于80/20原则

沙龙为大家示范了一种创新式的会议组织方法,然而教练仅仅简单地解释了游戏规则,尽量不对发言给予打断,由小组自我管理、鼓励发言、推进会议进程。仔细看看我们的活动现场,教练老师都是嘴巴紧闭,活动中的参与人却都是笑脸盈盈地滔滔不绝啊。

80/20原则又被戏称为“最省力原则”,会议召集人想开出高效率,一定要懂得“沉默是金”的道理,管住嘴巴,让与会人说“80”,自己最多谈“20”,才能确保大家都充分分享了看法,并能用快速做决断。

二、弱化与会议无关的限制条件

项目管理中对优先配置资源反复强调,确定了关键路径,就要积极规划资源管理:针对项目中的角色、职权、职责、能力,按需、按实际分类、分配、管理和释放资源。这个“好钢用在刀刃上”的道理大家都明白,但做起来难。

自破冰环节开始,教练老师就定下规矩:不许说自己的名字、职位、公司。放下了现实中的虚名,不给同伴先入为主的印象,聚精于真正要解决的问题,这一招看似轻巧,但确实厉害啊!总共3小时的活动,在30分钟的时候就让一群陌生人迅速集结,毫无压力地分享并投入到活动中去了,不得不说,弱化限制条件,将精力都集中到目标上去,是成功的关键!

三、引入新工具解决老问题

欧卡与开会原本看来风马牛不相及,人们通常认为潜意识解读费时费力,怎么用来提高会议效能反而大派用场呢?

以小组讨论中的一个环节为例——“时间轴中的你”:抽8张牌,从中选出最代表自己“毕业时”、“十年后”等不同情景下的形象,并与组员分享。低效会议没能解决痛点,领导只好不断重复,形成恶性循环。然而利用卡牌辨别团队成员各自的关注点,给予选择帮助与会人自己确定优先级高的问题,会议主持人倾听了解实际情况。用新工具提起与会人的兴趣,带入阶段性目标的思维模式,从而迅速帮助会议成员理清思路,推进会议产出自然事半功倍了。

四、高效能会议是不断自我迭代的产出

如何让团队不断地进行自我觉察,取精华、去糟粕,首先是要目标清晰。小组活动“我们一起去火星探险”,以卡片接龙的形式,设定共同目标,主张各自积极解决限制条件,从而推进团队进程。这是一个很好的情景,启发项目管理者思考,形成突破需要依赖团队成员,而非自上而下地施压。

在无明显权威的组织中,例如敏捷团队,临时任务小组等,使用迭代回顾法,鼓励打破僵局,关注产出速度,及时表彰对结果直接推进的行为,都是从旧环境里重新整理思路的好办法。 

项目管理是一场与时间赛跑的游戏,取得高效能会议的秘诀,是通关前的关键任务。本周日这场清新有趣,充满与会人深思与自我回顾的沙龙活动,帮我们开启了一道任务闯关的捷径大门。布置工作的时候,人人都同意,行动起来就是没效果,那么是时候改变了!别在老生常谈里浪费生命了,和我们一起探索项目管理的新世界吧!

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